O que avaliar antes de contratar um software para hotéis

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Software gerencial. Com certeza, você já ouviu falar nessa expressão em algum momento. Esse termo pode ser explicado assim: um programa de computador criado para facilitar o cotidiano das empresas. Contar com uma boa ferramenta digital desse tipo deixou de ser um luxo nas organizações há décadas. 

Agilidade na execução das tarefas, redução de custos e suporte para a tomada de decisões são alguns dos fatores que comprovam a importância de contar com um programa que gerencia parte das atividades da empresa. 

Neste post, destacamos o que deve ser avaliado antes de contratar um software para hotéis. Chamados também de Property Management Systems (PMS), os sistemas de gerenciamento hoteleiro garantem mais rapidez e segurança, tanto no acesso e armazenamento de informações – controle financeiro e cadastro de hóspedes – quanto no atendimento. 

 

Saiba o que avaliar antes de contratar um software para hotéis

 

1- Idoneidade e credibilidade da empresa fornecedora

Confiança. Palavra fundamental em vários aspectos da vida e também nas relações de consumo. Ter boas referências de qualquer prestador de serviço é uma boa medida. Avalie se o fornecedor do PMS realmente entende da área, busque informações sobre a base de clientes e qual a avaliação desse fornecedor em sites de reclamações e nos canais oficiais da empresa. Observar esses pontos oferece um norte de como pode ser a negociação e se a empresa realmente pode entregar o que promete.

 

2 – Quais as funcionalidades do sistema fazem parte do plano que o hotel pretende adquirir

Chegamos à parte prática da nossa avaliação com uma pergunta simples: o que tem no software que eu pretendo contratar? É importante ter informações detalhadas sobre o que está incluso no plano, quais as funcionalidades e se é necessário pagar a mais por possibilidades além do básico. Em resumo, é o custo-benefício da ferramenta. 

 

3 – Como são feitos os backups do sistema?

Proteger o grande volume de informações geradas diariamente no hotel não é brincadeira. É necessário saber da empresa responsável pelo PMS se tem profissionais que possam auxiliar caso ocorra perda do servidor ou algum problema com o banco de dados devido a erros de hardware.

 

4 – Grau de integração entre os módulos do sistema

Um software de gerenciamento para hotéis deve ser prático e funcionar de maneira fluída e integrada. Por exemplo: o módulo front-office deve estar integrado de forma completa aos módulos fiscal e financeiro para evitar que dados tenham que ser redigitados. Da mesma forma, a exportação/importação de dados e planilhas entre os módulos deve ser previsível. A operação integrada agiliza a dinâmica de atendimento e de outras atividades no hotel e evita que as mesmas tarefas sejam refeitas.

 

5 – Informações que o sistema fornece e relacionamento com o suporte 

Um bom PMS deve fornecer relatórios de ocupação dos quartos, fluxo de caixa, consumo, reservas, entre outros dados importantes no cotidiano de um hotel. Ter uma ferramenta prática, que permita extrair essas e outras informações de forma simples, é fundamental. Outro ponto importante é o relacionamento com o suporte. Contar com o apoio de uma equipe de suporte que conheça os colaboradores do hotel e preze pela boa relação é um ponto importante, tanto para o dia a dia, quanto para eventualidades.

A contratação de um software de gestão hoteleira deve ser bem avaliada e os pontos acima são alguns dos critérios para considerar. Lembre-se de que essa ferramenta deve servir para facilitar o trabalho e torná-lo mais dinâmico.