5 Dicas para planejar e organizar um evento de sucesso no seu hotel

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Organizar um evento é sempre um grande desafio, afinal são muitas as variáveis envolvidas no processo. É preciso coordenar diversos fornecedores, definir uma logística eficiente, planilha de custos, pagamentos e orçamento e, claro, agradar o cliente e seus convidados.

Eventos são excelentes opções para gerar receita para seu hotel e também para captar novos clientes. Listamos aqui algumas dicas para ajudá-lo a minimizar possíveis problemas, otimizar processos e garantir os melhores resultados.

 

1º – Use a tecnologia a seu favor para gerenciar o seu evento

Para garantir uma infraestrutura que possibilite ao seu cliente realizar um evento de sucesso, é preciso se organizar quanto às datas, atividades, equipamentos necessários, custos envolvidos e alinhamento de logística com fornecedores. Algumas funcionalidades dentro de seu ERP são imprescindíveis para toda a gestão fluir de maneira mais organizada: controle das versões de orçamentos com as várias opções bem especificadas e detalhadas, checklist para cada área com suas atividades e seus devidos horários de execução, controle de crédito a ser concedido ao cliente em função do valor do seu evento, controle da previsão de receitas, geração de boletos, dentre outras.

Lembrando que essas funcionalidades devem estar integradas, principalmente com a área financeira, para garantir a consistência de todas as informações.

Uma boa ferramenta de gestão auxilia para que a organização dos eventos em seu hotel seja um sucesso, trazendo tranquilidade e satisfação aos seus clientes, e sendo uma importante referência para a captação de novos clientes, além da manutenção da carteira.

 

2º – Tenha em mãos a lista de hóspedes para o dia

Para evitar filas no caso de chegada simultânea dos participantes, busque obter os dados daqueles que irão se hospedar com antecedência, de forma a permitir um check-in mais ágil e rápido, feito para todos do grupo em um único processo, ou ainda utilize totens para que o preenchimento da ficha do MTUR (Ministério do Turismo) seja feito pelos próprios clientes.

 

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3º – Trabalhe com fornecedores parceiros

Uma boa dica é estabelecer uma parceria de benefícios e descontos especiais para o cliente que tenha interesse em contratar fornecedores indicados pelo seu hotel. Para isso é importante trabalhar com parceiros de confiança, que tenham o mesmo comprometimento com a qualidade da prestação de serviços que seu hotel. Menos trabalho para o seu cliente, mais tranquilidade na interação com os fornecedores.

Lembre-se: é muito importante ter organização e comprometimento para garantir que tudo corra conforme o planejado. Nesse sentido, contar com uma equipe e com parceiros de confiança pode fazer toda a diferença

 

4º – Utilize sua estrutura ao máximo

Eventos corporativos, esportivos, religiosos, sociais ou congressos de profissionais liberais. Identifique aqueles tipos que estejam alinhados à estrutura e localização de seu hotel.

 

5º – Aposte no Marketing

Lembre-se que eventos de sucesso são uma ótima oportunidade de divulgar a estrutura e os serviços que você oferece. Fotos e vídeos podem ser excelentes formas de dar maior visibilidade ao seu empreendimento.

Aproveite para estabelecer novas formas de contato com os participantes, através das mídias sociais e da divulgação do aplicativo para dispositivos móveis do próprio hotel, caso ele já esteja disponível.

 

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