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Sistema de gestão hoteleira

OCL-VOLUX

Software desenvolvido para atender estabelecimentos hoteleiros de diferentes perfis.

voluxO OCL-VOLUX, por ser projetado em módulos que se interligam e se complementam, é um software que facilita a gestão integrada dos diversos setores de um hotel, ou de uma rede de hotéis. Aqui, todas as informações cadastradas em seus diversos módulos podem ser utilizadas por todas as áreas do Hotel, facilitando a definição de estratégias de vendas, a atuação da área de Compras e A&B e o gerenciamento financeiro, dentre outros.

Principais características:

• Em seu desenvolvimento são utilizadas técnicas que o tornam capaz de agregar novas tendências da tecnologia da informação para o ramo de hotelaria, permitindo maiores possibilidades de gerência e distribuição de informações nos hotéis;

• É um sistema de gestão completo, que engloba as operações relativas à recepção do Hotel, às áreas de Marketing & Vendas, Governança, Eventos, Pontos de Venda, Estoque & Compras, Orçamento, Controles Financeiro, Fiscal e Contábil, incluindo módulos disponíveis para uso através de dispositivos móveis, o que possibilita maior agilidade no atendimento e gerência do empreendimento;

• Apresenta completa integração entre todos os seus módulos e um alto grau de conectividade com sistemas complementares, como Tarifadores de ligações telefônicas, Fechaduras eletrônicas, Automação predial, Facilidades hoteleiras (Correio de voz, Wake-up call, Room status para a governança, lançamento de frigobar), Reservas on-line, CRM e ferramentas de BI, além de possuir integração com vários bancos, administradoras de cartão e empresas de análise de crédito. Atende a todas as obrigações fiscais nos níveis municipal, estadual e federal.

O OCL-VOLUX abrange as diversas áreas do empreendimento, com módulos que se organizam de acordo com as características e necessidades de cada hotel.

  • Central de Reservas

    O sistema OCL-VOLUX é totalmente integrado, desde o processo de reserva até o momento do check-out dos hóspedes, através de uma base de dados única e centralizada. Essa integração traz velocidade e confiabilidade às informações, auxiliando na eficiência do atendimento.

    Reservas: Essa funcionalidade permite o controle das reservas de um ou mais hotéis da rede, incluindo a gerência de disponibilidade e a vendas de pacotes, além das definições para vários tipos de rateio automático. Aqui são definidas com detalhes todas as características das reservas, visando facilitar os processos de check-in, lançamentos e check-out. Vários relatórios gerenciais fornecem, dentre outras, informações sobre o perfil do cliente, a origem das reservas, os cancelamentos e no shows.

    Allotment: as funcionalidades de controle de allotment são utilizadas para a gerência dos contratos firmados com empresas, onde o hotel garante a disponibilidade de um determinado número de apartamentos em cada dia de sua vigência, registrando todas as variações e novas definições estabelecidas pelo cliente.

    Reservas on-line: as Reservas feitas diretamente pelo cliente através do site do hotel ou de OTAs podem ser incluídas automaticamente no VOLUX a partir da integração com motores de reservas e gestores de canais, atualizando a disponibilidade do hotel, cadastrando os hóspedes e inserindo os pré-pagamentos. Cabe à área de reservas, nesse caso, apenas confirmar as reservas cadastradas.

    Tarifas flutuantes: o sistema permite a seleção de várias tarifas para uma mesma reserva, de acordo com a estratégia de vendas escolhida pelo gestor de receitas do hotel para cada dia do período da ocupação.

  • Vendas & Clientes

    Considerando que Hospedagem e Eventos são o foco e a razão de todo o funcionamento de um Hotel, torna-se imprescindível obter e manter o maior número de informações possível sobre os clientes atendidos em cada uma dessas áreas. Mas não basta que essas informações sejam apenas introduzidas no sistema. O mais importante é que elas sejam disponibilizadas de forma efetivamente útil para a organização, auxiliando na identificação das características e necessidades dos clientes, e consequentemente no atendimento a essas necessidades.

    CRM: o Sistema oferece diversas ferramentas de CRM, que auxiliam o Hotel a definir as estratégias de fidelização de seus clientes, detectando tendências de consumo e solicitações especiais de cada um deles. Adicionalmente, permite a integração com softwares externos de CRM, ampliando as possibilidades de análise e definição das estratégias de marketing pelo hotel.

    Questionários: inclui também o módulo de questionários, que permite cadastrar as pesquisas de satisfação de diversos setores do hotel. Essas pesquisas geram informações importantes, tanto para personalizar o atendimento ao hóspede quanto para detectar falhas em tempo hábil.

    VENDAS: o Sistema dispõe de um módulo completo de vendas. Iniciando pelas tarifas, disponibiliza o cadastro do tarifário padrão e também o gerenciamento de tarifas flutuantes por dia. Para essas últimas, permite a seleção automática das tarifas Best Avaiable Rate de acordo com a estratégia de vendas definida pelo responsável pelo Revenue Management. Disponibiliza também vários tipos de relatórios e consultas sobre a produtividade dos clientes, seja no dia, mensal ou anual com comparação ao mesmo período do ano anterior, além da previsão e histórico de ocupação com as receitas previstas e realizadas.

  • Front-Office

    Acesso ao conjunto de funções que permitem controlar todas as atividades dos hóspedes enquanto eles estão no hotel. Totalmente integradas à Central de Reservas e ao Financeiro, as operações relativas ao check-in e check-out dos hóspedes são simples e permitem redefinições ou alterações para atender suas solicitações.

    Front Desk: neste módulo do OCL-VOLUX são realizadas todas as operações relativas à estada dos hóspedes, como check-in de reservas, walk-in e de grupo, envio de seus dados para o MTur, troca de espaços, inclusão e exclusão de hóspedes, bloqueio e desbloqueio de telefones, programação de wake-up de grupo, prorrogação de data de check-out, execução da auditoria noturna, cobrança de no-show, emissão de notas, consulta aos itens lançados automaticamente nas contas – tais como diárias, ligações telefônicas, uso de internet, dentre outras, além de uma série de relatórios e consultas que facilitam e organizam toda a programação de trabalho da recepção.

    Governança: as funcionalidades de controle de arrumação e visualização da previsão de check-in e check-out também estão disponíveis a partir de dispositivos móveis, que acessam funcionalidades específicas do sistema. Com as funcionalidades de gestão da Lavanderia os róis enviados e recebidos pela rouparia têm seus itens controlados, com custos apropriados de acordo com os contratos com os fornecedores, caso elas sejam terceirizadas. Com a Gestão de Escala é possível controlar as atribuições de cada colaborador, estabelecendo os locais e os tipos de arrumação a serem realizados, inclusive com a indicação da meta de tempo a ser consumido para cada atividade.

    Eventos: o módulo de eventos disponibiliza ferramentas que permitem o acompanhamento de todas as etapas de um evento. Inclui envio de orçamento, contratos e detalhamento, controle da disponibilidade de salas, fechamento de grupo, pós-venda e vários relatórios gerenciais, incluindo a previsão de recebimentos por evento. Faz também o controle daqueles eventos perdidos, fornecendo ferramentas para reavaliação de estratégias de vendas.

    PDV: o registro dos pedidos dos hóspedes pode ser também feito a partir de dispositivos móveis. O módulo inclui o controle de caixa e emissão de nota fiscal eletrônica com baixa automática no estoque, com a opção de emissão de nota única por PDV no momento do check-out. A integração do Front Desk com os pontos de venda facilita o fechamento de contas, agilizando o processo de check-out. Para aqueles estados que já possuem Notas Fiscais Eletrônicas, o OCL-VOLUX gera as notas em conformidade com as definições de cada Secretaria de Fazenda.

  • Back-Office

    O Back Office do OCL-VOLUX fornece as ferramentas necessárias à continuidade das operações realizadas pelos módulos que compõem o Front Office de forma completamente integrada. É composto pelos módulos Estoque & Compras, Financeiro, Fiscal e Contábil.

    Estoque & Compras: inclui um workflow que abrange o registro das Requisições ao Almoxarifado, Solicitações de Compra, Cotações de Preços e Ordens de Compra, culminando com a inclusão das Notas de Entrada de Mercadorias, que podem ser importadas a partir do XML encaminhado pelo fornecedor. Está integrado ao módulo Financeiro com a geração automática das Contas a Pagar na entrada das notas fiscais das mercadorias, com o Fiscal na escrituração do livro de registro de Entrada e com o Contábil na geração dos lançamentos contábeis.

    Financeiro: contém as funcionalidades do Contas a Pagar, da Tesouraria e do Contas a Receber.
    Contas a Pagar que não sejam referentes a mercadorias são lançadas aqui. O módulo controla desde os lançamentos feitos até sua baixa, permitindo a emissão de Cheques e Borderôs, o controle de Comissões de Agências e a geração de Arquivos de Remessa para bancos.
    Na Tesouraria são feitos a Conferência dos Caixas, o Cancelamento de Notas Fiscais e as alterações referentes à forma de recebimento das notas emitidas pelo Front Desk.
    O Contas a Receber gerencia as Contas a Receber provenientes das Vendas de Produtos e da Prestação de Serviços. Abrange todo o processo de faturamento, desde a geração até a baixa das contas a receber. Para agilizar esse processo, o OCL-VOLUX possui integração com os principais sistemas bancários, gerando arquivos de Remessa e recebendo arquivos de Retorno.
    Dispõe de vários relatórios para conferência e controle das funcionalidades descritas acima, incluindo as relativas às Administradoras de Cartão de crédito.

    Fiscal: permite a geração dos Livros Fiscais e dos arquivos de exportação para os sistemas do Fisco Municipal, Estadual e Federal. A integração com os sistemas emissores de Nota Fiscal Eletrônica, tanto de Prestação de Serviços como de Produtos, é feita a partir deste módulo.

    Contabilidade: consolida as informações geradas pelos demais módulos através da geração de remessas contábeis e emissão dos livros fiscais exigidos pela legislação. Dispõe de várias opções de Balancetes, além de permitir a criação de diferentes modelos de DRE e a geração do arquivo de exportação para o SPED.